解决好这几个问题,你的工作效率能提高40%

100000+ 2018-11-08 10:01 培训人社区

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——特别爱你们的安小培


经常有人感慨:要是我的执行力能有规划能力的一半,早就成功了。其实也不难,有效提高执行力,你需要本文这几个技巧。


作者:Lachel 来源:L先生说

(ID:lxianshengmiao




下面这些情况,你应该遇到过。


  • 设置好了deadline,却总是等到前一天才开始动手;

  • 整理了一堆待办事项,却每天都看着它们在「过期」里面发呆;

  • 明明告诉自己,今天有一堆事情要做,到了晚上,却发现这一天什么都没干;

  • 终于开始干活了,却管不住自己的手,过一会就打开了知乎、微博、朋友圈……


没关系,这并不是你的错。


实际上,这样的问题,许多人都会遇到。


经常会有人感慨:要是我的执行力能有规划能力的一半,早就成功了。


想一想,你每天真正用在执行上面的时间有多少?70%?50%?

对很多人来说,这个数字也许还要更低。


许多成就斐然的人,未必比你我聪明,也未必比你我勤奋,更多时候,只是因为他们自我控制的能力更强,能够把更多的时间和精力用在执行上罢了。



如何才能像他们一样,提高自己的执行力呢?


1. 分解,再分解——你真的明白你要做什么吗?


很多时候,我们的执行力低,其实是一开始就出了问题——我们在制定计划的时候,并不真的明白自己想做到什么。


举个简单的例子:


  • 每天背单词;

  • 每天用30分钟背单词;

  • 每天用30分钟,通过某单词 APP 背50个单词;


这三种计划,哪一种更好些?答案是显而易见的。


同样,「每天健身1小时」就比不上「每天用1小时,无氧运动4组,每组5分钟,再慢跑半小时」。更具体一点,你还可以列出每一组无氧运动的类型(俯卧撑、深蹲……),每一组应该做到多少下,等等。


简而言之,计划要分解到基本步骤,达到「看到计划,不用动脑就能立刻执行」,才能起到真正的效果。


如果我想提高英语阅读能力,写「每天阅读英语30分钟」,可以吗?不够好。因为我们的选择太多了。

  • 选择《华尔街日报》《纽约时报》还是《经济学人》?

  • 阅读国际版、中国版还是经济频道?

  • 阅读长文章还是短文章?

  • 是深入阅读、摘出所有不懂的单词并搞懂,还是泛泛读一遍?


诸如此类。



当你开始执行的时候,如果还要费劲去思考这些问题,执行效率怎么可能高?


许多时候,正是这些无谓的操作步骤和思考过程,大大地降低了我们执行计划的动力。


「思考」和「行动」,对大脑来说是两套截然不同的工作。当我们准备行动时,我们的大脑会为行动做好准备,这时,如果让「思考」横插一脚,就相当于被迫脱离「行动」状态,重新回到「思考」状态,然后再调整回来。


显然,这会大大影响我们的专注。


好的计划应该是这样的:在规划阶段,做好详尽而细致的安排,执行时,无论处于什么情况,都可以立刻着手操作,无需再进行任何思考。这样才能确保每次执行的高效。


另一方面,将计划分解到基本步骤,减少执行过程大脑的加工参与,让它成为一个下意识的行动,也可以起到另一个作用:

减少我们对不确定预期的焦虑感。


我们总是很容易感到焦虑。其实,焦虑是怎么来的?正是由于对预期不确定,而自己又没有方法可以减少这种不确定,这才导致了焦虑。


你有没有过这样的体验:在执行计划的时候,总是容易走神,担心自己做不好、无缘无故出错、走弯路、拖延太多时间……诸如此类。这些,都是焦虑的体现。如果放任这些念头不管,它们就会对整个执行过程造成干扰。


怎么解决这个问题呢?最好的办法,就是在规划的时候,把一切都准备好,这样,等到执行时,就可以直接行动,不需要再进行思考、分析、安排,也就大大减少了让自己产生焦虑和杂念的机会,变得更加专注。


所以,下一次在制定计划的时候,可以这样检测一下:

  • 你的计划够不够明确?

  • 具体到每一个详细步骤了吗?

  • 每一次执行是否可以重复,还是要重新设置?

  • 如果遇到问题可以怎么办?


把这些都考虑好,作出详细的描述,写下来。这才是一个真正有可行性的计划。



2. 触手可及——离你的目标再近一些


对于一些重复性的任务,如果很难坚持下去,该怎么办呢?


传统的想法,是利用意志力,强迫自己坚持执行。但这样做,很容易产生厌烦和抵触情绪,最终的结果,就是将你对这件事情的兴趣消磨殆尽。


更好的方式,是顺应自己的情绪和状态,同时营造一个良好的条件环境:当你产生意愿时,可以毫无阻力,立刻着手去行动。


为什么这样说呢?


做任何一件事情,都可以看作「动力」和「阻力」的角力——当一件事情的动力超过了阻力,我们就会去做;反之,我们就倾向于不去做。


「动力」包括哪些呢?物质奖励,精神上的满足感,成就感,对他人施加影响的权力感,对不良状态(比如挂科)的规避,对预期的乐观信念和强烈需求,诸如此类。


「阻力」包括什么?自己的体力投入,时间投入,精力投入,其他事情的即时反馈、感官愉悦,等等。


当阻力超过动力,我们就很容易裹足不前。这时,即使用意志力强迫自己去行动,也多半会事倍功半。


所以,一个有效的方法,是尽最大可能减少阻力,以期当我们的状态位于高点时,可以用最短的路径去进入状态。


简单来说,当你做好计划之后,想一想:

  • 按照这个计划操作时,需要经过什么样的步骤,需要用到什么材料?

  • 这其中,有哪些步骤可以提前准备好,哪些材料可以放在最顺手的地方?


尽量把这部分工作在规划的时候搞定。这样一来,当你准备行动的时候,你随手就可以拿到需要的东西,立刻开工,杜绝一切不必要的拖延和低效。


举个例子:如果你突然之间产生兴趣想去跑步,二跑鞋、运动服、腰包放在衣柜里,你需要打开衣柜,从旧衣服里把它们翻出来,是不是就感觉没那么有动力了?

而如果它们就挂在门口的衣架上,挑逗着你的视线,结果是不是会完全不一样?


如果你喜欢读书,你就应该把书放在你触手可及的地方,随时可以抓起一本来看。节省去书架上翻找的时间。


如果你想锻炼写作,就找一个运行最流畅的软件,放在桌面最显眼的位置。节省找到软件、打开的时间。


不要小看这几秒钟,很多时候,正是这不起眼的几秒钟,导致了这样一个简单的念头:「下次吧。」


而反复多次的「下次」,积累起来,就是质的区别。


简化一切操作的步骤,让自己可以第一时间、下意识地进行行动,是培养良好习惯最核心的方法。



3. 问自己一个问题,再试着解决它


「问题导向」是我在工作中,经常向团队伙伴普及的一个思维方式。


如果你的计划是学习一个新领域,但却不知道从何入手,那么,给自己设立一个问题,再试着想办法搞懂它,是一个行之有效的方法。


举个例子,比如你计划在三个月内初步弄懂西方艺术史,但是你对此一无所知,怎么入手呢?如果从最基本的通史和概论翻起,也许很容易就会失去兴趣,难以坚持下去。这个时候,你可以根据自己的兴趣,设定几个问题:


  • 如何正确地鉴赏一幅画?

  • 印象派的历史、风格、特点和地位是什么?

  • 什么是现代艺术和后现代艺术?

  • ……


以兴趣为原则,提出问题之后,再自己去请教别人、搜索资料、进行对比阅读、提炼观点,最后归纳整理,试着给出一个自己的回答。


在这个过程中,你势必会碰到许多不理解的名词和术语,尽力去把它们弄懂。由于有一个问题作为引导,而这个问题又是自己感兴趣的,那么,你的兴趣会被一直调动着,也会有更多的动力去攻克这些疑难。


当你解决这个问题之后,你会发现,你通过弄懂这个问题,实际上揭开了整个「西方艺术史」的一部分——尽管可能只是很小的一部分,但也足够使你打下根基了。下一步,就是继续提出你感兴趣的问题,继续攻克下一个问题。


无论学习什么领域,这个方法都是适用的。


同样,在执行计划时,你也可以不断地向自己发问:


  • 这样的流程规范吗?

  • 这样的操作高效吗?

  • 这样的解决方案合理吗,有没有更好的可能性?

  • 这样的结论全面吗?有没有反例?有没有特殊例子?

  • ……


诸如此类。


本质上,这是利用好奇心和内在驱动力,推动自己向目标前进。这样一来,执行效率和续航能力,都会得到极大的提升。


这个过程中,最忌讳的就是心气太高。不用着急,慢慢来,循序渐进。一旦制订好了计划,就不要轻易地去变动它。


采用问题导向的思路,根据问题来组织目标,制订规划,你会发现,原本觉得难以入手的计划,突然就变得简单了许多。



4. 先设立一个小目标,然后完成它


我在以前的文章里写过:使我们对工作产生兴趣,并且乐在其中的,是什么呢?是工资吗?


不是,工资只是一个「保健因素」:它可以使我们不讨厌工作,但没法使我们热爱工作。


真正使我们对工作产生热情的,是成就感。


成就感会让你强化自己的存在感,体会到自身的价值和意义。对我们的大脑来说,成就感,是最有效率的一种激励方式。


在计划的执行中,我们也可以依此照办。


如果你的目标过大,计划过于长远,那么,很容易令人产生畏惧和抗拒,因为会有一种「再怎么做也望不到头」的不确定感,从而产生焦虑。这个时候,你可以试着把计划分解成一个个小目标。目标之间环环相扣、彼此递进,完成一个小目标后,就激活下一个小目标,继续攻克它。


这样一来,每一次完成一个小目标,都是对自己的一个正反馈。它会激活大脑的「奖赏机制」,从而使我们充满动力和热情。


学过编程的朋友都知道,任何一个编程的教程,都不会机械地向你灌输代码知识,而是通过一个个实际案例:这周完成一个简单的小程序,下周加上一个功能,下下周实现更复杂的功能,下下下周再把UI完善……


直至程序全部实现,这些知识也已经牢牢地烙印在了你的记忆里。


这就是利用「成就感」和「s目标」的机制,不断地催发我们对执行计划的兴趣和热情。


每一个新功能的实现,既是一个小目标的完成,又让我们获得了充盈的成就感,从而产生强烈的想进一步探索的渴望。


这些小目标应该满足什么条件呢?


1. 目标的频次,设定在 1 - 2 周。既不会太频繁,又能有效看到成果。

2. 目标的难度,应该是稍稍高于你的正常能力,这样一来,才能激发你付出更多的努力。

3. 目标之间,应该是有关联的,最好是依次递进。


合理运用目标的分解进行激励,你会更容易进入「心流」,让计划的执行变得再无障碍。



5. 内在驱动力:这真的是我想做的事情吗?


其实,说了这么多,最重要的,还是你自己的心态:

这真的是你发自内心想去做的事情吗?


无论你采用什么样的方式,最有效的内在驱动力,是你自己的渴望。只有你真正觉得有意义的事情,你才会有更强的动力去完成。


所以,找到自己的兴趣点,以此为基础设定目标和计划,并且在其中找到长远的意义,这才是提高执行力最好的方法。


不要太在意外界的影响,重要的,是直问自己的内心:我想成为一个什么样的人?对我来说,什么才是最重要的?


共勉。


©作者:Lachel,互联网经理人、高效管理达人、知乎8万关注、24万暂作者。36氪、插坐学院特约作者。公众号:L先生说(ID:lxianshengmiao)


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标签: 提高  解决  这几个  工作效率